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上海强生搬家公司可帮助您轻松进行操作步骤

来源:上海强生搬家公司添加时间:2020-06-01 20:28 点击:

  如果您要为办公室搬迁做准备,则将在搬迁过程中将干扰降到最低。计划,准备和沟通是关键。尽管搬迁办公室是一项艰巨的任务,但您可以采取一些步骤使事情尽可能顺利进行。这是一个方便的指南,上海强生搬家公司可帮助您轻松进行操作。

  上海强生搬家公司

  第一步–首先要做的事

  一旦决定采取行动,就开始照顾第一步。理想情况下,您应该在搬家日期之前3到6个月进行此操作。

  查看您的租约。如果您打算提早离开,可能会花费您的押金。您还可能对移动过程中可能发生的空间破损或损坏负责。确保您了解情况。

  组成一个计划团队,他们可以委派任务并负责移动过程。

  开始从各种搬家公司获取报价,以找到最佳的可用服务和物有所值。

  找出您是否需要购买重要设备和机械的移动保险。

  设置您的移动预算,以帮助防止超支。

  第二步–交流

  确认搬家日期后,重要的是让内部和外部各方了解您即将搬迁的情况。

  通知您当前的房东和/或物业经理,并给予正式通知。

  通知所有团队成员搬家日期和新办公地址。

  启动您需要向其发送地址更改的人员的主列表。

  确保您的员工列表是最新的。

  确保您的客户列表和服务提供商列表是最新的。

  确保所有团队成员提前知道自己的职责。

  向您选择的搬家公司进行预订。

  向您的IT部门简要介绍当前的动向,并讨论当天需要什么技术。

  通知当地合作伙伴,分支机构和供应商即将采取的措施,尤其是那些将因您更改地址和联系信息而受到影响的人员。

  谁将地址更改通知发送给:

  ●客户和合作伙伴;

  ●您所属的任何专业组织;

  ●文具服务;

  ●银行和金融机构;

  ●任何食品服务公司;

  ●瓶装水公司;

  ●电话公司;

  ●复印机或打印机服务公司;

  ●保险公司;

  ●任何会计部门;

  ●您的互联网服务提供商;

  ●贵公司使用的任何其他服务。

  第三步–准备

  现在是时候考虑将所有办公设备从一个空间转移到另一个空间的物流了。

  获取新空间的详细平面图。

  测量新的办公空间并计划如何布置。

  创建现有办公家具的清单。

  向家具公司咨询您可能需要的任何新家具。

  如果需要,请订购新家具和文具。

  如果需要,请安排外部存储设施。

  为每个部门分配颜色代码。制定详细的平面图,并为每个部门分配颜色编码的标签。

  给每个员工分配一个号码,然后将相应的号码添加到他们的办公桌和设备上。

  在新的平面图上清楚地定义和命名公共空间。

  签署任何正式的文书,许可和许可证。

  预订移动区域的停车位和电梯。

  在您当前的办公室和新场所安排清洁服务。

  最终确定新场所的访问代码和安全性。

  将详细的平面图发送给您的搬家公司,或在需要时在新的场所安排会议。

  为您的员工制定详细的搬家日计划。

  为参与移动,电梯维护和建筑物管理的所有人起草一份紧急联系电话清单。

  您的计划团队在此阶段应该讨论什么?

  指定每个团队的成员来监督其部门的包装职责。

  确定包装程序和布局。

  起草前往新地点的指示,包括停车,公共交通等说明。

  为每位员工整理一个“搬家包”,包括他们分配的办公桌号码,颜色代码和有关新地点的信息。

  确定标记笔记本电脑,屏幕,硬盘驱动器,键盘等的标准化方法,并确保所有人员都被告知。

  确保每个人都带回家个人物品和设备。

  确定哪些代表将留在当前位置,直到最后一辆移动的卡车离开为止,以及哪些人将去新位置进行监督。

  安排每个部门清空和包装或密封其文件柜等。

  确保在新的空间中清楚地布置了带有颜色编码的招牌和办公桌编号并进行了标记。

  确保密钥,访问代码或标签以及安全信息全部可用。

  第四步–行动

  搬家的日子到来后,您应该会做好充分的准备。这里有一些其他方法可以确保在重要的一天一切顺利。

  将紧急电话号码打印输出放在手边。

  为搬迁的团队和内部代表留出预算以供更新。

  如果需要,请安排在移动中打开空调。

  确保首先移动所有技术设备,计算机,电话等。

  确保有代表在场,以确保所有带有颜色标记的项目都放置在正确的位置,并且所有办公桌及其编号的框都在正确的位置

  预订电话线和系统开始运行的日期。

  第五步-安顿下来

  大动作已经结束!现在是时候设置最后几件事了,这样您就可以尽快恢复运营。

  确保所有区域均已明确定义并划定界限,以供工作人员查看。

  设置所有计算机和技术设备。

  设置电话线和系统。

  使用新的联系信息更新公司网站。

  创建一个新的电话列表。

  分配新的电话列表和部门位置。

  对房屋进行详细检查,并在需要时向搬家公司报告任何损坏。

  确保您的保险已转移。

  确保所有旧租约都已打包。

  确认是否已从旧楼收到押金。

  收集旧场所的所有通行证,钥匙卡和钥匙,并将其寄回。

  为新办公室发放新通行证,钥匙卡和钥匙。

  检查所有发票和付款。

  安排安装新的IT系统。

  发布有关您更改地址的新闻稿。

  成立一个计划委员会,以组织一个办公室升温派对。

  通过在每位员工的桌子上留下“欢迎礼包”来添加一种特殊的感觉,其中包括他们的姓名,职称,欢迎信以及一些使他们度过忙碌时光的方法。

  恭喜,您做到了!

  如果您是通过办公室搬迁而轻松完成的,那么现在该暂停一下并庆祝了。上海强生搬家公司希望上海强生搬家公司的清单可以帮助您井井有条。

  如果您当前正在寻找要出租的办公空间,上海强生搬家公司的Instant Offices专家将随时帮助您权衡各种类型的空间的利弊,从服务式办公室到世界各地的共享空间。上海强生搬家公司将帮助您找到适合搬入的办公空间。


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